Để chuyển vài trăm bức ảnh cho khách hàng, tôi từng phải ghi ra đĩa CD hoặc DVD rồi gửi xe ôm hoặc mang đến tận nơi. Vài năm sau đó tôi mua sẵn cả nắm USB dung lượng 8GB hoặc 16GB để thay cho đĩa DVD. Đấy là chuyện cách đây hơn một thập kỉ. Mấy năm nay, mọi thứ thay đổi hẳn. Tôi chỉ mất từ 15 đến 20 phút để vừa xuất vừa tải hàng trăm ảnh lên Google Drive rồi gửi địa chỉ cho khách hàng tải về.
Internet tốc độ cao và dịch vụ đám mây không chỉ giúp tôi gửi ảnh cho khách hàng, mà có thể được dùng như một giải pháp sao lưu an toàn.
Bản thân khách hàng cũng được hưởng lợi từ việc lưu trữ ảnh trên đám mây. Họ có thể nhận ảnh trong thời gian sớm nhất, truy cập từ nhiều thiết bị và dễ dàng chia sẻ ảnh cho người khác.
Trong bài này
1. Tại sao lại dùng Google Drive?
Nhanh, ổn định và dễ dùng là những tiêu chí hàng đầu để chọn một dịch vụ đám mây cho việc chia sẻ hình ảnh.
Ngay cả khi xảy ra sự cố đứt cáp quang quốc tế (hầu như năm nào cũng bị một hai lần) thì tốc độ tải lên và tải xuống của Google Drive vẫn không bị ảnh hưởng. Tôi đoán là vì Google đã đặt máy chủ ở Việt Nam.
Khách hàng trong nước đa phần đều dùng Gmail và quen dùng Google Drive nên tôi hầu như không phải hướng dẫn gì thêm. Hơn nữa, để đảm bảo quyền riêng tư, khách hàng có thể yêu cầu chỉ riêng họ mới được xem ảnh.
Đấy là từ phía trải nghiệm của khách hàng. Còn bản thân tôi cũng dễ dàng hơn trong việc quản lí dữ liệu và thiết bị. Chi tiết về vấn đề này sẽ được trình bày rõ hơn trong các phần tiếp theo của bài viết này.
2. Lựa chọn phần mềm để đồng bộ
Ban đầu tôi không dùng bất kì phần mềm nào để tải ảnh từ máy tính lên Google Drive. Tôi chọn cách thủ công là kéo thả trên trình duyệt web. Nghe khá là tiện lợi. Nhưng cách này chỉ phù hợp khi tải lên một vài tập tin dung lượng thấp. Nếu tải lên vài chục ảnh hoặc các tập tin lớn, cách này có nhiều rủi ro về độ ổn định, bị động, tốn thời gian và có thể gây nhầm lẫn.
Khi sử dụng phần mềm để đồng bộ, tôi không còn phải ngồi đợi có khi cả tiếng đồng hồ để Lightroom xuất (export) ảnh xong rồi mới tải lên Google Drive nữa. Bởi vì lúc này ảnh xuất ra đến đâu sẽ được tải lên ngay đến đấy.
Ngoài phần mềm của Google còn có hàng loạt ứng dụng của bên thứ ba với nhiều tính năng hơn, bao gồm cả phần mềm miễn phí và có phí. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn dữ liệu, tôi chỉ dùng phần mềm của Google.
Tại thời điểm viết bài này, Google cung cấp hai ứng dụng để đồng bộ dữ liệu từ máy tính người dùng lên đám mây. Một là Google Backup and Sync, hai là Google Drive for desktop (tên cũ là Google Drive File Stream).
Tuy nhiên, từ 10/2021 thì Google sẽ chỉ cho dùng một ứng dụng hợp nhất (unify) là Google Drive for desktop. Vì thế, từ giữa 2021, tôi cũng đã bỏ Backup and Sync để chuyển qua Drive for desktop.
3. Cấu hình Google Drive for desktop để đồng bộ dữ liệu
Trong phần Cấu hình (Preferences), Google Drive for desktop chia ra hai phần: Thư mục từ máy tính (Folders from you computer) và Thư mục từ Drive (Folders from Drive).
Thư mục từ máy tính: Bạn chọn các thư mục để Drive for desktop tự động đồng bộ (sync) dữ liệu ở các thư mục đó với đám mây (đây chính là cách thức hoạt động của Google Backup and Sync). Hoặc là bạn có thể thiết lập để nó chỉ tải ảnh và video lên dịch vụ Google Photos. Trên máy tính xách tay của mình, tôi đặt đồng bộ một thư mục chứa dữ liệu của các phiên chụp kết nối máy tính (TIME Tethering) và một thư mục chứa ảnh được xuất ra để gửi cho khách hàng (TIME Export).
Thư mục từ Drive: Tuỳ chọn mặc định là Stream files, theo đó thì tất cả dữ liệu sẽ ở trên mây, chỉ khi bạn mở tập tin từ máy tính hoặc đánh dấu nó là Available offline thì dữ liệu mới thực sự được tải về máy tính của bạn (đây là cách hoạt động của Google Drive File Stream trước đây). Như vậy, kể cả khi đám mây của bạn đang chứa hàng TB dữ liệu mà ổ cứng chỉ còn trống một hai trăm GB thì bạn cũng không phải lo thiếu chỗ trên máy tính.
4. Khác biệt giữa thư mục từ máy tính và thư mục từ Drive
Cả thư mục từ máy tính lẫn thư mục từ Drive đều có thể được đồng bộ (sync) hai chiều. Điểm khác biệt ở đây là ở cách Google Drive for desktop lưu dữ liệu trên máy tính của bạn.
Dù một thư mục từ Drive đã được chọn Available offline nhưng nếu không chạy ứng dụng Google Drive for desktop, bạn sẽ không thể thấy thư mục đó. Lí do là ứng dụng Google Drive for desktop thể hiện đám mây Google Drive của bạn ở dạng một phân vùng ổ cứng ảo. Các dữ liệu tải về từ đám mây sẽ được chuyển đổi và lưu theo một cấu trúc khác, giống như một cơ sở dữ liệu.
Nếu bạn trực tiếp thêm hoặc sửa các tập tin trên các thư mục từ Drive thì phần mềm Drive for desktop sẽ làm hai việc: đồng bộ với đám mây và thay đổi cấu trúc dữ liệu. Điều này sẽ gây ra lỗi cho các phần mềm không được hỗ trợ, dưới đây là một ví dụ.
Giả sử bạn dùng Capture One để duyệt ảnh đang lưu trên thư mục từ Drive rồi chọn sửa bằng Photoshop (Edit with Photoshop). Sửa xong, bạn lưu lại ảnh (Save), quay trở lại Capture One và thấy báo là định dạng này không được hỗ trợ. Có vẻ như tập tin bị lỗi, nhưng không phải vậy. Bạn phải chờ cho nó được đồng bộ xong thì mới có thể xem được. Nếu bức ảnh có dung lượng hàng GB hoặc đường truyền chậm thì bạn có thể phải đợi hàng phút. Thậm chí, bạn phải khởi động lại Capture One thì mới xem được ảnh.
Còn nếu bạn sửa một bức ảnh nằm trong thư mục từ máy tính, vấn đề trên sẽ không xảy ra. Bởi vì với thư mục từ máy tính, ứng dụng Drive for desktop sẽ chỉ đồng bộ dữ liệu với đám mây chứ không can thiệp gì về cấu trúc.
Nếu trước đây bạn đã dùng Google Drive File Stream thì sẽ không lạ gì chuyện này. Còn nếu chỉ quen dùng Google Backup and Sync thì đây là điều cần phải đặc biệt chú ý.
5. Quy trình chia sẻ và quản lí ảnh trên Google Drive của Paratime
5.1. Cấu hình các thư mục làm việc
Trên máy tính, tôi tạo một thư mục có tên là TIME Export và cho nó vào danh sách Thư mục từ máy tính (như đã nêu ở mục 3). Thư mục này được đặt quyền chia sẻ (sharing) là ai biết địa chỉ cũng có thể truy cập (Anyone with the link). Tất nhiên là tôi không bao giờ chia sẻ địa chỉ thư mục này mà chỉ chia sẻ các thư mục bên trong nó.
Ở thư mục gốc (My Drive) trên đám mây, tôi tạo thư mục TIME Final để làm nơi lưu trữ lâu dài các ảnh đã gửi cho khách hàng. TIME Final được đặt Online only và cấu hình chia sẻ theo mặc định.
Hai thư mục trên chỉ cần tạo và cấu hình một lần.
5.2. Xuất ảnh vào TIME Export
Sau khi xử lí hậu kì, tôi xuất ảnh vào một thư mục con (ví dụ: 2021.07.30 – Lockdown) trong thư mục TIME Export. Các thư mục con sẽ được tự động cấp quyền truy cập giống thư mục mẹ (Anyone with the link). Do đó, mỗi lần gửi ảnh cho khách hàng, tôi chỉ việc sao chép địa chỉ (link) của thư mục mà không cần cài đặt quyền truy cập. Trước đây không ít lần tôi gửi địa chỉ thư mục cho khách hàng nhưng quên không cấp quyền truy cập khiến họ phải mất công gửi lại yêu cầu chia sẻ.
Sau lần gửi đầu tiên, tôi sẽ chờ phản hồi của khách hàng. Nếu họ có yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung thêm ảnh thì tôi sẽ cập nhật vào thư mục này.
5.3. Chuyển dữ liệu từ TIME Export sang TIME Final
Sau khi thanh lí hợp đồng với khách hàng, tôi truy cập vào Google Drive trên trình duyệt và di chuyển thư mục 2021.07.30 – Lockdown từ TIME Export sang TIME Final. Lưu ý là thao tác di chuyển này bắt buộc phải thực hiện trên trình duyệt.
Việc di chuyển này không ảnh hưởng gì đến địa chỉ (link) truy cập thư mục. Nhưng do thư mục TIME Final có quyền chia sẻ hạn chế nên tôi sẽ phải thiết lập lại quyền này cho thư mục 2021.07.30 – Lockdown.
Còn trên máy tính của tôi, thư mục 2021.07.30 – Lockdown sẽ được tự động xoá khỏi ổ cứng nhưng khách hàng vẫn tiếp tục truy cập được thư mục này ở trên đám mây như bình thường.
5.4. Quy trình như vậy trông có vẻ bị phức tạp hoá không?
Mục đích của việc chia ra gộp vào như trên là để giải phóng ổ cứng máy tính trong thời gian sớm nhất. Đồng thời duy trì khả năng truy cập dữ liệu trên đám mây lâu nhất có thể. Thậm chí, bạn có thể dùng cách này để thực hiện giải pháp sao lưu 3-2-1.
Nếu xuất ảnh vào TIME Final ngay từ đầu thì máy tính của tôi sẽ phải làm việc nhiều gấp đôi do phải chuyển đổi cấu trúc dữ liệu (như đã phân tích ở mục 4). Và ngay cả khi tôi đặt thư mục ở chế độ Online only thì ổ cứng vẫn có thể bị tốn dung lượng. Điều này sẽ được giải thích trong mục 6.1 dưới đây.
Nếu tôi không chuyển ảnh ra khỏi TIME Export thì chẳng mấy chốc ổ cứng sẽ đầy. Nhất là khi tôi dùng Macbook với duy nhất một ổ SSD 500GB. Nếu tôi trực tiếp xoá ảnh khỏi TIME Export thì dữ liệu cũng sẽ bị xoá khỏi đám mây. Điều phiền toái sẽ diễn ra sau đó nếu khách hàng cho biết họ vẫn chưa tải hết ảnh về mà giờ vào Google Drive lại chẳng thấy ảnh đâu. Thế là tôi lại phải vào Trash trên Google Drive để khôi phục. Mà nếu tìm không ra hoặc đã bị xoá vĩnh viễn thì tôi sẽ phải xuất ảnh lại từ đầu. Tất nhiên là ảnh gốc vẫn còn chứ không thì quả là tai hoạ.
6. Một số vấn đề có thể gặp phải
6.1. Ổ cứng bị đầy
Ổ cứng máy tính của bạn sắp đầy do có nhiều thư mục đồng bộ từ đám mây đang để ở chế độ Available offline. Vì thế bạn chuyển một số thư mục sang chế độ Online only. Tuy nhiên ổ cứng của bạn vẫn không giải phóng được chút không gian nào.
Lí do là vì ứng dụng Google Drive for desktop vẫn lưu dữ liệu tải về từ đám mây ở trong phần đệm (cache). Nếu phần đệm này không được tự động xoá, bạn phải tắt và mở lại Google Drive for desktop.
Nếu máy tính của bạn có nhiều ổ cứng, bạn có thể chuyển thư mục đệm này sang ổ cứng có nhiều dung lượng trống. Cách làm như sau: Bạn vào phần Preferences của ứng dụng, bấm tiếp vào biểu tượng bánh răng để mở Settings rồi tìm đến phần Local cached files directory để thay đổi đường dẫn.
Hoặc nếu bạn khởi động lại Google Drive for desktop mà phần đệm vẫn không được xoá thì bạn có thể mở thư mục đệm ở trên rồi xoá nội dung của nó đi.
Đây cũng là một lí do để tôi tách riêng hai thư mục TIME Export và TIME Final như đã nêu ở phần trước.
6.2. Google Drive bị đầy
Theo như cách làm trên, nếu chụp càng nhiều thì đám mây càng chóng phình to. Sẽ đến lúc dung lượng Google Drive bị đầy. Nếu không muốn tốn thêm tiền nâng cấp thì người dùng phải xoá bớt dữ liệu.
Nếu để ý thì bạn có thể thấy tôi đặt tên thư mục ảnh theo cấu trúc YYYY.MM.DD. Nhờ vậy tôi có thể nhanh chóng xác định được ảnh chụp vào thời gian nào và sẽ xoá những dữ liệu cũ nhất trước. Nhưng tôi sẽ không xoá cả thư mục mà chỉ xoá ảnh trong thư mục, đổi tên hoặc di chuyển để đánh dấu đã xoá và để lại một thông báo. Như vậy, nếu có người truy cập trở lại thì họ sẽ đọc thông báo và biết phải làm gì để có ảnh.
Phạm Thành Long là một người chụp ảnh thương mại và tư liệu ở Hà Nội. Anh đã có kinh nghiệm làm việc với hàng chục tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau và sẵn sàng cùng khách hàng xây dựng một thư viện hình ảnh để doanh nghiệp có thể khai thác trong nhiều năm.